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Comment mettre en page un document efficacement ?

Les documents ont à la fois une forme et un contenu. Le contenu est l’information que le document renferme : le message envoyé par le texte et les images. La forme est tout ce qui a trait à l’apparence du document : taille et type de police, couleurs, marges, espacement des lignes, longueur des paragraphes, etc. Vous entendrez aussi ” forme ” et ” contenu ” dans le monde du graphisme et des beaux-arts. Lors de la rédaction d’un document, le contenu doit être le point central. La mise en forme permet de rendre ce contenu plus facile à lire.

Les règles de la bonne mise en page !

C’est une chose de tout savoir sur Microsoft Word, Google Docs ou autres, toutes les subtilités et les fonctions, c’en est une autre de savoir ce qui fait un bon document. Cet article ne traite pas de la façon d’utiliser les diverses fonctionnalités de différentes solutions de traitement de texte, mais se penche plutôt sur l’aspect de conception des documents universitaires et éventuellement des documents d’entreprise, c’est-à-dire aux éléments qui dictent le pourquoi et le comment d’un document agréable à l’œil et facile à lire.

Garder les choses simples, moins c’est plus

Presque chaque conseil cité dans cet article est une application spécifique de cette première règle, mais cela est si important que cela nécessite une attention particulière : restez simple et moins c’est plus. Que ce soit la force motrice de toute décision de conception dans vos documents, et si vous ne vous sentez pas en mesure d’y parvenir, vous pouvez toujours confier ce travail de mise en forme à un professionnel de la correction de manuscrit.

Choisissez une police de caractères adaptée au contexte

La première grande décision de mise en forme devrait être de choisir la police de caractères que vous allez utiliser. Selon la pratique traditionnelle, les polices Serif (à empattement) sont plus faciles à lire dans les documents imprimés, tandis que les polices sans Serif sont plus agréables à l’œil lorsqu’elles sont lues sur un écran.

Parmi les bons exemples de polices, on trouve Garamond, Georgia, Arial, Helvetica et Lucida Sans. Oubliez Comic Sans si vous voulez éviter l’une des erreurs de conception les plus courantes. Quelle que soit la police que vous choisissez d’utiliser, gardez la même police de caractères dans tout le document. Toutefois, vous pouvez utiliser une police de caractères différente pour les titres.

Utilisez la taille et la couleur de police standard

La plupart des documents utilisent en taille de police de 12, ce qui produit généralement des paragraphes lisibles lorsqu’on les combine avec les lignes directrices sur la taille des pages, les marges et l’interligne plus loin dans cet article. Certains rapports à forte densité d’information peuvent parfois descendre jusqu’à une taille de police de 10 points, mais jamais moins que cela.

En général, les correcteurs manuscrit recommandent de ne pas toucher à tout ce qui a trait aux couleurs, surtout pour les documents imprimés. Pour les documents numériques, réservez le texte coloré aux avertissements entre autres. Privilégiez les textes en gras et en italique.

Utilisez la taille de page standard et les marges

Presque tous les documents sont imprimés sur des pages standards A4 (210 mm x 297 mm). C’est le seul format dont la disponibilité est garantie, quelle que soit l’imprimante que vous utilisez. En ce qui concerne les marges, la plupart des documents nécessitent une marge de 2 cm sur tous les côtés de la page, ce qui produit une meilleure lisibilité pour les longueurs de ligne et permet d’écrire des annotations si nécessaire. Cependant, si le document doit être relié dans un classeur, vous pouvez augmenter les marges latérales à 3 cm pour les anneaux.

Aligner les paragraphes à gauche

Vous pouvez être tenté d’utiliser l’alignement justifié parce que c’est ce qui est utilisé dans les journaux, les romans et certains manuels, mais c’est le mauvais choix pour les manuscrits. Bien qu’il puisse paraître plus propre et plus formel en raison des bords droits, il compromet la lisibilité. Un alignement à gauche produit des dentelures sur le côté droit des paragraphes, mais cela maintient l’espacement des lettres comme prévu par la police de caractères que vous utilisez, et cela signifie une lisibilité optimale.

Mettez en retrait les premières lignes des paragraphes

Les paragraphes ne devraient pas être séparés par un espacement supplémentaire et les premières lignes des paragraphes devraient être en retrait pour faire ressortir chaque paragraphe. La seule exception concerne les paragraphes qui suivent directement un titre de section, qui peuvent être laissés sans retrait parce que le contexte indique clairement qu’il s’agit de son propre paragraphe. Le bon choix de l’interligne (l’espace qui sépare une ligne de texte de la ligne suivante) dépend du type de document que vous écrivez.

Les documents académiques devraient d’abord suivre les guides de style académiques en vigueur, mais vous pouvez opter pour un espacement double si aucun guide de style n’est imposé. Dans Microsoft Word, les sauts de section vous permettent de différencier certaines pages en modifiant l’orientation, les colonnes, les en-têtes, les pieds de page, les numéros de page, etc. Si votre document est suffisamment volumineux pour nécessiter des chapitres.